GDPR — meeting recordings
Last updated: 19 September 2026
Warum Sie diese Seite lesen
Eine Sprachaufnahme ist ein personenbezogenes Datum. Ein Protokoll, in dem Sprecher unterscheidbar sind, ebenfalls. Die DSGVO gilt also, sobald Sie eine Besprechung mitschreiben — auch dann, wenn die Verarbeitung Ihr Gerät nie verlässt.
Was die DSGVO verlangt
- Rechtsgrundlage (Art. 6). Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis oft schwach, weil sie freiwillig sein muss. Berechtigtes Interesse verlangt eine dokumentierte Abwägung.
- Information (Art. 13). Die Teilnehmenden müssen wissen, dass aufgezeichnet wird, wozu, wie lange und wer es lesen kann.
- Besondere Kategorien (Art. 9). Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit und Ähnliches heben die Schwelle deutlich an.
- Betroffenenrechte (Art. 15–22). Auskunft, Berichtigung, Löschung.
- Speicherbegrenzung (Art. 5). Legen Sie vorher fest, wie lange Protokolle bleiben.
Was Caliptic Translate tatsächlich tut
Spracherkennung, Übersetzung, Sprechertrennung und Besprechungsprotokolle laufen vollständig auf Ihrem eigenen Rechner. Audio, Protokolle und Titel werden nie an uns oder an Dritte übertragen. Im Besprechungsmodus wird der Rohton gar nicht gespeichert — nur der transkribierte Text landet auf Ihrer eigenen Festplatte.
Damit entfallen zwei Fragen, die bei Cloud-Diensten die meiste Arbeit machen: die Auftragsverarbeitung (Art. 28) und die Drittlandübermittlung (Kap. V). Es gibt keinen Auftragsverarbeiter für Ihre Gesprächsinhalte, weil wir sie nie erhalten.
Was bleibt: Sie sind der Verantwortliche für die Aufnahme. Rechtsgrundlage, Information, Löschfristen — das bleibt bei Ihnen.
Why this page exists
A voice recording is personal data. So is a transcript in which speakers can be told apart. The GDPR therefore applies the moment you transcribe a meeting — including when the processing never leaves your device.
What the GDPR asks of you
- A lawful basis (Art. 6). Consent is often weak in an employment setting because it must be freely given; legitimate interests requires a documented balancing test.
- Information (Art. 13). Participants must know that a recording is being made, why, for how long, and who can read it.
- Special categories (Art. 9). Health, religion, trade-union membership and similar raise the bar considerably.
- Data subject rights (Arts. 15–22). Access, rectification, erasure.
- Storage limitation (Art. 5). Decide the retention period before you start, not after.
- DPIA (Art. 35) where systematic monitoring is involved.
The UK GDPR mirrors this framework for the United Kingdom, with the ICO as regulator.
What Caliptic Translate actually does
Speech recognition, translation, speaker separation and meeting transcription run entirely on your own computer. Audio, transcripts and meeting titles are never transmitted to us or to any third party. In Meeting mode the raw audio is not stored at all — only the transcribed text is written to your own disk, under your own user account.
Because of this, for the content of your conversations we are not a controller or a processor: we never receive that data. The person who starts the recording is the one who decides why and how it is processed, and is therefore the controller of it.
We do hold a small amount of data as the seller: order and subscription metadata through Paddle, our Merchant of Record. That is covered by our Privacy Policy.
Two questions that consume most of the effort with cloud services simply do not arise: there is no processor to appoint under Art. 28 for your meeting content, and no international transfer under Chapter V, because we never receive it.
What this means for you
On-device processing removes the transfer and vendor-access questions. It does not remove your own obligations. If you record a meeting, you are the one who must have a lawful basis for it, inform the participants, honour their requests about the recording, keep it only as long as you need it, and delete it when you do not. The app gives you the tools — a visible recording notice, local storage you control, and one-click deletion — but the duty is yours.